La Société Française de la Hanche et du Genou (SFHG) est une association à but non lucratif régie par la loi du 1er Juillet 1901 et du décret du 16 Aout 1901. Elle est inscrite au registre des sociétés depuis sa fondation : Déclaration Préfecture de Police le 6 janvier 2000 (déclaration n° 1197 du JO) et Déclaration au Registre National des Associations (RNA) : n° 751P00142993.
Par acte sous seing privé en date du 6 janvier 2000 il a été créé une association professionnelle dédiée et régie par la loi du 1/7/1901 et par le décret du 16/8/1901, ayant pour dénomination « Société Française de la Hanche et du Genou. L’assemblée générale extraordinaire en date du 23 mars 2019 a procédé à la refonte desdits statuts.
La SFHG a pour objectifs :
1. de contribuer à la recherche et au développement concernant la chirurgie de traitement des affections dégénératives et inflammatoires de la hanche et du genou,
2. de participer à l’enseignement, à la formation médicale continue et à la diffusion des connaissances concernant cette spécialité,
3. de favoriser les échanges entre chirurgiens orthopédistes pratiquant cette activité,
4. de favoriser les échanges entre chirurgiens orthopédistes et autres spécialités médicales ou scientifiques, impliquées dans le traitement des affections dégénératives et inflammatoires de la hanche et du genou,
5. de contribuer à définir « l’état de l’art » dans le traitement des affections dégénératives et inflammatoires de la hanche et du genou vis à vis des autres sociétés scientifiques et des tutelles.
La SFHG est une société associée de la Société Française de Chirurgie Orthopédique et Traumatologique (SOFCOT) avec laquelle elle collabore scientifiquement et administrativement.
Son siège social est fixé dans les locaux de la Société Française de Chirurgie Orthopédique et Traumatologique : 56 rue Boissonade 75014 PARIS.
Il pourra être transféré en tous lieux de la même agglomération (communauté de communes) par simple décision du conseil d’administration et, hors agglomération, par décision de l'assemblée générale extraordinaire.
La SFHG compte cinq statuts de membres :
a. Les membres titulaires (précédemment appelés membres actifs)
b. Les membres associés
c. Les membres juniors
d. Les membres correspondants
e. Les membres honoraires
1. Critères d’admission des « membres titulaires » de la SFHG :
1. Le candidat doit être Chirurgien Orthopédiste, de Nationalité Française et membre de l’AOT et de la SOFCOT. Les chirurgiens Français exerçant à l’étranger peuvent être membres titulaires de la SFHG, à condition de remplir les critères de présence aux réunions fermées mais ils ne peuvent pas postuler pour être membres du CA.
2. Le candidat doit avoir deux parrains membres de la SFHG, dont au moins un membre titulaire, avec deux lettres de parrainage.
3. Le candidat doit avoir été chef de clinique, assistant des hôpitaux ou praticien hospitalier. Il doit avoir exercé au moins 5 ans depuis la fin de sa formation hospitalo-universitaire.
4. Le candidat doit apporter la preuve de son intérêt pour le travail scientifique et fournir les justificatifs des travaux effectués. Il doit avoir réalisé au minimum :
. Soit une communication orale en tant qu’orateur à la SOFCOT, une société partenaire de la SOFCOT ou une société savante internationale dans les trois dernières années, portant sur le traitement des affections dégénératives et inflammatoires de la hanche et du genou.
. Soit une publication écrite dans la revue de Chirurgie Orthopédique ou une revue référencée dans les cinq dernières années en premier, deuxième, ou dernier auteur, portant sur le traitement des affections dégénératives et inflammatoires de la hanche et du genou.
5. Le candidat à la SFHG doit apporter la preuve d’une activité clinique suffisante avec un minimum de 80 interventions majeures, prothétiques ou conservatrices par an, portant sur le traitement des affections dégénératives et inflammatoires de la hanche et du genou. La preuve doit être apportée par le PMSI de l’établissement.
6. Les candidatures doivent être présentées par le Conseil d’Administration (CA) à l'Assemblée Générale. Les candidats seront élus à la majorité simple des membres présents lors de cette Assemblée Générale.
7. Pour conserver le statut « titulaire », le membre de la SFHG doit réaliser au minimum :
. Soit une communication orale en tant qu’orateur à la SFHG ou à la SOFCOT, ou à une société partenaire ou associée de la SOFCOT ou à une société savante internationale tous les trois ans, portant sur le traitement des affections dégénératives et inflammatoires de la hanche et du genou.
. Soit une publication écrite dans la revue de Chirurgie Orthopédique ou une revue référencée sur Pubmed tous les cinq ans en premier, deuxième, ou dernier auteur, portant sur le traitement des affections dégénératives et inflammatoires de la hanche et du genou.
. Il s’engage également à participer aux symposiums de la SFHG, à effectuer au minimum une relecture par an en réponse aux demandes des rédacteurs d'OTSR-RCO, à répondre aux enquêtes initiées par la SFHG et à participer aux registres français des prothèses.
Statut et rôle des Membres Titulaires au sein de la SFHG
. Les membres titulaires assistent aux Assemblées Générales de la Société et ont un droit de vote. Ils peuvent postuler pour être membre du CA (sauf s’ils exercent à l’étranger).
. Le membre titulaire doit s’impliquer dans le travail scientifique de la société pour conserver son statut de membre titulaire.
2. Critères d’admission des « membres associés » de la SFHG :
Ce statut concerne des chirurgiens orthopédistes Français pratiquant la chirurgie des affections dégénératives et inflammatoires de la hanche et du genou mais ne répondant pas aux critères d’activité scientifique requis pour devenir membre titulaire.
Ces chirurgiens souhaitant s’investir dans les travaux de la SFHG, qui leur apportera un soutien logistique et scientifique afin de les aider à devenir membre titulaire s’ils le désirent. Ils ne peuvent pas postuler pour être membre du CA.
1. Le candidat doit être Chirurgien Orthopédiste, de Nationalité Française et membre de l’AOT et de la SOFCOT. Les chirurgiens Français exerçant à l’étranger peuvent être membres associés de la SFHG à condition de remplir les critères de présence aux réunions fermées et d’être membre de l’AOT et de la SOFCOT.
2. Le candidat doit avoir deux parrains membres de la SFHG, dont au moins un membre titulaire, avec deux lettres de parrainage.
3. Le candidat doit avoir été chef de clinique, assistant des hôpitaux ou praticien hospitalier. Il doit avoir exercé au moins 5 ans depuis la fin de sa formation hospitalo-universitaire.
4. Le candidat doit apporter la preuve d’une activité clinique suffisante avec un minimum de 80 interventions majeures, prothétiques ou conservatrices par an, portant sur le traitement des affections dégénératives et inflammatoires de la hanche et du genou. La preuve doit être apportée par le PMSI de l’établissement.
5. Les candidatures doivent être présentées par le CA à l'Assemblée Générale. Les candidats seront élus à la majorité simple des membres présents lors de cette Assemblée Générale.
6. Pour conserver le statut « associé » de la SFHG, le membre doit participer régulièrement aux réunions de printemps de la société (au minimum une fois tous les 3 ans) et répondre aux enquêtes initiées par la SFHG et à participer aux registres français des prothèses.
7. Statut et rôle des Membres Associés au sein de la SFHG
. Les membres associés assistent aux Assemblées Générales de la Société et ont un droit de vote.
. Le membre associé est encouragé à s’impliquer dans le travail scientifique de la société, et, s’il répond aux critères d’admission, peut devenir membre titulaire.
3. Critères d’admission des « membres juniors » de la SFHG :
Ce statut concerne les jeunes chirurgiens n’ayant pas les 5 ans d’exercice requis pour être membre actif ou titulaire de la SFHG et qui souhaitent s’investir dans les travaux de la SFHG.
Critères de sélection :
1. Les postulants devront être titulaires du DESC de Chirurgie Orthopédique Traumatologique (internat + 1 an), ou du DES de Chirurgie Orthopédique Traumatologique et être membre de l’AOT et de la SOFCOT ou du Collège des Orthopédistes.
2. Le candidat doit avoir deux parrains membres de la SFHG, dont au moins un membre titulaire, avec deux lettres de parrainage.
3. Les candidatures doivent être présentées par le CA à l'Assemblée Générale. Les candidats seront élus à la majorité simple des membres présents lors de cette Assemblée Générale.
4. Statut et rôle des Membres Juniors au sein de la SFHG
. Les membres "juniors" assistent aux Assemblées Générales de la Société mais n'ont pas le droit de vote.
. Le membre junior doit démontrer annuellement son activité scientifique et son implication dans le travail de la SFHG auprès du CA. L'absence prolongée de travail scientifique pendant de 3 ans ne lui permet pas de postuler au titre de membre titulaire ; l'absence répétée et non excusée aux réunions fermées est source d'exclusion. Cette décision sera sollicitée par la SFHG au cours d’une réunion du CA, à la majorité des 2/3 des membres présents ou représentés.
. Le membre junior ne peut être membre élu du CA.
. A l’issue des cinq ans d’exercice, public ou privé, le membre Junior, pourra présenter son dossier de candidature de membre « actif » ou « titulaire » selon les critères d’implication scientifique pré cités.
4. Critères d’admission des « membres correspondants » de la SFHG :
Ce titre est réservé à tous ceux qui, en raison de leur spécialité et de leur exercice peuvent concourir aux progrès de la chirurgie des affections dégénératives et inflammatoires de la hanche et du genou, mais qui ne peuvent être membres de plein droit de la SFHG.
Ils ne participent qu’à la vie scientifique de la Société (travaux écrits ou oraux, participation aux congrès de la SFHG) et ne peuvent être membres du CA ; ils n’ont pas de droit de vote lors de l’Assemblée Générale.
Les candidatures doivent être présentées par le CA à l'Assemblée Générale. Les candidats seront élus à la majorité simple des membres présents lors de cette Assemblée Générale.
Le candidat doit avoir deux parrains membres de la SFHG, dont au moins un membre titulaire, avec deux lettres de parrainage.
Rentrent dans cette catégorie,
1. Les chirurgiens orthopédistes étrangers spécialisés dans la chirurgie des affections dégénératives et inflammatoires de la hanche et du genou mais qui, n’étant pas de nationalité Française, ne peuvent être membres de plein droit.
2. Des médecins ou chercheurs non chirurgiens orthopédiques, spécialisés dans les affections dégénératives et inflammatoires de la hanche et du genou.
3.Des ingénieurs ou universitaires impliqués les affections dégénératives et inflammatoires de la hanche et du genou. Ils peuvent provenir de l’industrie pharmaceutique ou orthopédique mais sont membres à titre personnel et non au titre de leur société.
5.Critères d’admission des « membres honoraires » de la SFHG :
Ce sont d’anciens membres titulaires ou actifs ayant cessé leur activité professionnelle et ayant fait une demande d’honorariat acceptée par l’Assemblée Générale. Ils assistent à leur convenance aux réunions de la société. Ils peuvent participer aux travaux scientifiques de la société.
Ils n’ont pas de droit de vote et ne peuvent pas se présenter au CA.
1. Toute sanction envers un membre contrevenant au règlement intérieur sera discutée lors d’une réunion du CA et sera soumise au vote de ses membres et nécessite une majorité des 2/3 des membres présents ou représentés (1 procuration maximum par personne).
2. La qualité de membre se perd par :
. Non-paiement de la cotisation annuelle :
La radiation pour motif de non-paiement de cotisation interviendra un mois après deux rappels adressés par lettre recommandée avec accusé de réception.
. Non-participation à plus de 2 réunions « fermées » consécutives :
La décision de radiation du membre sera étudiée lors d’une des réunions de CA suivant la deuxième absence, en tenant compte de la participation réelle et effective du membre aux diverses activités de la SFHG (symposiums, travaux d'études, manifestations internes, enquêtes...).
3. Au terme des délibérations, l'une des trois options suivantes sera retenue:
1. Radiation des membres n'ayant aucunement participé à la vie de la Société durant les 3 dernières années.
2. Avertissement avec injonction d'être présent à la réunion suivante, sous peine de radiation immédiate.
3. Simple notification si la participation aux autres activités scientifiques de la SFHG est patente.
4. En cas de radiation, le membre intéressé est préalablement invité à fournir des explications sur les faits susceptibles de motiver son éventuelle exclusion et, plus généralement, à faire valoir ses moyens de défense devant le CA. Il est convoqué par le Président, par lettre recommandée avec accusé de réception envoyée au moins quinze jours à l’avance. La lettre de convocation précise le lieu et la date de convocation, la nature des faits reprochés et la sanction encourue. Tout membre régulièrement convoqué est invité à fournir ses explications. La radiation sera prononcée à la suite d’un vote, réunissant au moins la moitié des membre plus un, du CA.
5. Modalités de réintégration
La réintégration d’un membre exclu se fera sur décision de la majorité des membres du CA présents, après étude de la demande de réintégration déposée par l’intéressé.
Les ressources de l'Association comprennent :
- Les droits d’entrée et les cotisations des différentes catégories de membres, à l’exception des membres honoraires.
- Les subventions de l’état, des collectivités publiques et de leurs établissements.
- Les intérêts et revenus des biens et valeurs appartenant à l'Association.
- Les taxes parafiscales qu’elle est autorisée à percevoir.
- Les recettes provenant des biens, produits et services vendus par l’Association, et notamment les produits liés aux projets de recherche et de partenariat.
L’Association établit dans les quatre mois qui suivent chaque exercice social des comptes annuels selon les normes du plan comptable général, sous réserve des adaptations prévues par le règlement et son annexe du 16/2/1999 relatif aux modalités d’établissement des comptes annuels des Associations et fondations.
Les comptes annuels, le rapport d’activité et le rapport financier -et le cas échéant le rapport du Commissaire aux Comptes s’il en existe un-, sont tenus à la disposition des membres pendant les quinze jours précédant la date de l’assemblée générale ordinaire appelée à statuer sur les comptes de l’exercice clos.
L’exercice social commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre.
L’Association pourra constituer un fonds de réserve dont l’objet spécifique est :
. de couvrir les engagements financiers qu’elle supporte dans le cadre de son fonctionnement et faire face à tout ou partie des obligations qu’elle a souscrites,
. de prendre le relais des concours bénévoles et autres mises à disposition, qui viendraient à lui faire défaut,
. de servir à l'amélioration des locaux, matériels et des techniques nécessaires à la réalisation de l'objet de l'Association, à la formation continue des sociétaires et employés, à l'allocation de subvention de recherche destinée à promouvoir les techniques de conservation, de sécurisation et d'utilisation des tissus.
Ces fonds pourront également être placés en valeurs mobilières, au nom de l'Association, sur décision du conseil d'administration.
Les mécanismes de fonctionnement et d’abondement de ce fonds de réserve sont fixés par le conseil d’administration.
La société est administrée par un conseil d’administration (CA) où sont discutées toutes les décisions importantes réglant la vie de la société. Le CA peut s’adjoindre des commissions travaillant sur des sujets spécifiques, et des personnes morales.
Le conseil d’administration se compose de cinq membres minimum (Président, Past Président, Vice-Président, Secrétaire Général, Trésorier) et de quinze membres au maximum, élus par l’assemblée générale ordinaire pour une durée de deux ans, parmi les membres titulaires ou parmi des personnes extérieures à l’Association mais ayant des compétences qui seront jugées utiles à l’Association par l’assemblée générale ordinaire.
Dans la mesure du possible il est respecté une parité entre les membres exerçant dans un établissement public et les membres exerçant dans un établissement privé.
Pour être éligibles, les membres titulaires doivent être à jour de leur cotisation, si elle a été fixée par le CA, à la date limite fixée par le CA pour le dépôt des candidatures et avoir fait parvenir leur candidature au siège social dans les délais donnés par l’appel qui aura été fait par le Président.
Le CA peut présenter à l’assemblée générale dans les mêmes conditions que précédemment indiquées la candidature d’une personne extérieure à l’Association mais dont il juge les compétences utiles à l’Association.
Les candidatures doivent être présentées par le CA à l'Assemblée Générale. Les candidats seront élus à la majorité simple des membres présents lors de cette Assemblée Générale.
Les personnes morales, explicitées ci-dessous, sont représentées par leur représentant légal, ou son représentant qui doit répondre aux exigences demandées pour assumer le poste :
. Le Collège des Jeunes Orthopédistes ; le représentant doit être membre de la SFHG et répondre aux critères lui permettant de postuler secondairement au titre de membre titulaire
. Le CNU dont le représentant doit être membre titulaire de la SFHG.
Le conseil d’administration est renouvelé par moitié, tous les 2 ans, lors de l’assemblée générale annuelle approuvant les comptes de l’exercice clos et tenue dans l’année au cours de laquelle expire le mandat.
Les membres sortants sont renouvelables deux fois.
Les membres élus peuvent être nommés par le CA pour assurer des fonctions spécifiques :
. Un responsable du comité éditorial
. Un responsable du site internet qui tient lieu ou travaille avec un webmaster (www.sfhg.fr)
. Un délégué Orthorisq
. Toute autre fonction nécessaire après décision du CA (vote à la majorité des présents).
En cas de vacance d’un ou plusieurs administrateurs, le conseil d’administration pourvoit s’il le désire, provisoirement, au remplacement de ses membres par cooptation. Leur remplacement définitif intervient lors de la plus proche assemblée générale. Les mandats des administrateurs ainsi élus prennent fin à l'époque où doit normalement expirer le mandat des administrateurs remplacés.
Si la ratification par l'assemblée générale n'était pas obtenue, les délibérations prises et les actes accomplis n'en seraient pas moins valides.
Les fonctions d’administrateur cessent par la démission, la révocation par l’assemblée générale ordinaire, laquelle peut intervenir ad nutum et sur simple incident de séance, et la dissolution de l’Association.
Le conseil d'administration se réunit au moins deux fois par an à l’initiative et sur convocation du Président.
Il peut également se réunir à l’initiative de la moitié de ses membres, sur convocation du Président.
Les convocations sont effectuées par lettre simple, par courriel avec accusé de réception ou par télécopie avec accusé de réception et adressées aux administrateurs au moins huit jours avant la date fixée pour la réunion.
Les convocations contiennent l’ordre du jour de la réunion, établi par le Président.
Quand le conseil d’administration se réunit à l’initiative de la moitié de ses membres, ceux-ci peuvent exiger l’inscription à l’ordre du jour des questions de leur choix.
Le Président doit alors procéder à la convocation dudit conseil et inscrire à l’ordre du jour les questions choisies par les administrateurs.
Le conseil d’administration peut valablement délibérer, si au moins un tiers des membres sont présents ou représentés, étant expressément convenu que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité, les administrateurs qui participent à la réunion par des moyens de visio-conférence ou par tout autre procédé de télécommunication qui permet l’identification des intéressés. Les moyens de visio-conférence ou de télécommunication utilisés doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
Tout administrateur empêché peut se faire représenter par un autre administrateur muni d’un pouvoir spécial à cet effet. Le nombre de pouvoirs détenus par une seule personne est limité à 3 (trois).
Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante. Chaque administrateur dispose d’une voix.
Le vote a lieu à main levée, sauf dans le cas suivant où il s’effectue à bulletin secret : sur demande d’au moins la moitié des administrateurs.
Le conseil d’administration peut inviter des personnes extérieures à assister au conseil, sans voix délibérative, de manière ponctuelle ou permanente, et ce en raison des compétences particulières de la ou desdites personne(s). Cette ou ces personne(s) sont appelées « Invité expert ».
Les procès-verbaux du conseil d’administration sont réunis dans un classeur ad hoc et signés par le Président et le Secrétaire.
Le conseil d’administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir au nom de l’Association et réaliser tous actes et opérations qui ne sont pas réservés à l’assemblée générale, et notamment :
1. Il propose à l’assemblée générale la politique et les orientations générales de l’Association. Il peut constituer des commissions de travail spécialisées suivant les modalités qu’il définit ou qui sont prévues au règlement intérieur, s’il en existe un.
2. Il peut avec l’autorisation préalable de l’assemblée générale prendre à bail et acquérir tout immeuble nécessaire à la réalisation de l’objet de l’Association, confère tous baux et hypothèques sur les immeubles de l’Association, procède à la vente ou l’échange desdits immeubles, effectue tous emprunts et accorder toutes garanties et sûretés.
3. Il arrête les budgets et contrôle leur exécution. Il autorise l’ouverture de tous comptes et la réalisation de tous placements dans tous établissements de crédit ou financiers.
4. Il arrête les comptes de l’exercice clos, établit les convocations aux assemblées générales et fixe leur ordre du jour.
5. Il décide du principe de l’embauche de tout personnel en précisant la nature des fonctions et l’étendue des pouvoirs, la mise en œuvre de ces embauches étant effectuée par le Président de l’Association ou son délégué.
6. Il propose le cas échéant à l’assemblée générale la nomination des Commissaires aux Comptes, titulaire et suppléant.
7. Il approuve, le cas échéant, le règlement intérieur de l’Association.
8. Il autorise les actes et engagements dépassant le cadre des pouvoirs propres du Président et peut consentir à un administrateur toute délégation de pouvoirs pour une mission déterminée.
9. Il se prononce, le cas échéant, sur les projets de conventions visées à l’article L.612-5 du Code de Commerce qui lui sont soumis par le Président.
S’il existe un Commissaire aux comptes, il l’avise des conventions visées à l’article L.612-5 du Code de Commerce, dans le délai d’un mois à compter du jour où il en a connaissance.
Les mandats d’administrateurs sont gratuits. Les frais exposés dans l’exercice de leur mission leur sont avancés sur devis ou remboursés sur pièce justificative.
L’assemblée générale désigne le Président de l’association, qui doit avoir été membre du conseil d’administration, au moins pendant deux ans
Le Président est élu par l’assemblée générale ordinaire pour une période de deux ans, non renouvelable.
Un roulement est organisé afin que le Président soit, si possible, alternativement un chirurgien orthopédiste exerçant dans le secteur public et dans le secteur privé.
Les fonctions prennent fin à l’issue de l’assemblée générale ordinaire approuvant les comptes tenus durant l’année au cours de laquelle le mandat prend fin.
Les fonctions du Président prennent également fin par la démission de la qualité de Président et la révocation par l’assemblée générale, laquelle peut intervenir ad antrum et sur simple incident de séance.
Le Président sortant est membre de droit du CA pendant les deux ans suivants sa présidence
Le Président cumule les qualités de Président du conseil d’administration et de l’Association. Il agit pour le compte du conseil d’administration et de l’Association, et notamment:
a) Il représente l’Association dans tous les actes de la vie civile et possède tous pouvoirs à l’effet de l’engager.
b) Il a qualité pour représenter l’Association en justice, tant en demande qu’en défense. Il ne peut être remplacé que par un mandataire agissant en vertu d’une procuration spéciale.
c) Il peut, avec l’autorisation préalable du conseil d’administration, intenter toutes actions en justice pour la défense des intérêts de l’Association, consentir toutes transactions et former tous recours.
d) Il convoque le conseil d’administration, fixe l’ordre du jour et préside la réunion.
e) Il exécute ou fait exécuter les décisions arrêtées par le conseil d’administration.
f) Il est habilité à ouvrir et à faire fonctionner, après accord du conseil d’administration, dans tous établissements de crédit ou financiers, tous comptes et tous placements.
g) Il signe tout contrat d’achat ou de vente et, plus généralement, tous actes et tous contrats nécessaires à l’exécution des décisions du conseil d’administration et des assemblées générales.
h) Il présente le rapport annuel d’activité à l’assemblée générale.
i) Il présente le cas échéant à l’assemblée générale le rapport visé à l’article L.612-5 du Code de Commerce, dans les conditions précisées par le règlement intérieur. Il informe les membres du conseil d’administration du contenu dudit rapport au plus tard lors du conseil précédant l’assemblée générale. S’il existe un commissaire aux Comptes, il l’avise des conventions mentionnées à l’article L.612-5 du Code de Commerce, dans le délai d’un mois à compter du jour où il en a connaissance.
j) Il peut déléguer, par écrit et après en avoir informé le conseil d’administration, une partie de ses pouvoirs à un ou plusieurs membres du conseil d’administration.
Le Vice-Président
L’assemblée générale désigne le Vice Président de l’association qui doit avoir été membre du conseil d’administration, au moins pendant deux ans ; ce dernier aura pour mission de seconder le Président dans l’exercice de ses fonctions, qui aura la faculté de lui déléguer une partie de ses pouvoirs ainsi qu’il est dit ci-dessus à l’article 15.
Le Vice Président est élu par l’assemblée générale ordinaire pour une période de deux ans
Les fonctions prennent fin à l’issue de l’assemblée générale ordinaire approuvant les comptes tenus durant l’année au cours de laquelle le mandat prend fin, il succède au Président sortant à la fin de son mandat.
En cas d’empêchement prolongé ou permanent du Président constaté par le conseil d’administration, le vice Président remplace le Président empêché dont il détient alors l’ensemble des pouvoirs et prérogatives prévues à l’article 15 des statuts. Ses fonctions intérimaires prennent fin au terme dûment constaté de l’empêchement.
Le Secrétaire Général (SG)
Le Secrétaire Général est en charge du fonctionnement administratif de l’association ; entre autres il :
. convoque le CA et les AG à la demande du Président.
. prépare les ordres du jour avec le président
. rédige les comptes rendus
. assure les relations avec les autres sociétés savantes et en particulier la SOFCOT
. organise le fonctionnement habituel et exceptionnel de l’association
. a autorité directe sur le personnel employé de l’association.
Il assure avec toute personne qu’il juge nécessaire le suivi administratif de l’association.
Il travaille en étroite collaboration avec le Président et le trésorier. Il peut lui être adjoint un secrétaire général adjoint, qui est membre du CA, son mandat prend fin avec celui du SG quelque soit sa date de prise de fonction.
Son mandat est renouvelable
Le Trésorier
Le trésorier gère les dépenses et les recettes de l’association.
Il doit :
. être vigilant pour alerter de tout dysfonctionnement
. analyser les comptes
. communiquer régulièrement les éléments au CA.
Il est en relation directe avec la banque les partenaires et les financeurs.
Il partage la signature avec le président
Il rédige et présente le bilan financier de l’association lors de l’assemblée générale.
Il peut lui être adjoint un Trésorier adjoint, qui est membre du CA, son mandat prend fin avec celui du Trésorier quelque soit sa date de prise de fonction. Il peut avoir une délégation de signature par décision du CA
Son mandat est renouvelable
La SFHG est dotée d’un comité éditorial constitué par des membres de la SFHG volontaires et sur proposition du CA de la SFHG. Son responsable, membre du CA, est l’interlocuteur direct de la SFHG avec la rédaction d’OTSR-RCOT.
Le but de ce comité est :
- d’adresser à OTS-RCO la forme définitive des mémoires choisis à partir des symposiums de la SFHG et corrigés en vue de leur publication sous l’égide de la SFHG,
- de superviser l’ensemble des travaux rédactionnels demandés à la SFHG,
- de gérer les relations avec tous les éditeurs de livres ou de journaux.
Les assemblées générales comprennent tous les membres de l’Association à jour de leur cotisation, s’il en existe, à la date de l’envoi de la convocation aux dites assemblées.
Les personnes morales sont représentées par leur représentant légal.
Les assemblées générales sont convoquées par le Président par délégation du conseil d’administration, par lettre simple, par courriel avec ou sans accusé de réception ou par télécopie avec accusé de réception au moins quinze jours à l’avance. La convocation contient l’ordre du jour arrêté par le conseil d’administration. Quand les assemblées générales sont convoquées à l’initiative d’une fraction de leurs membres, ceux-ci peuvent exiger l’inscription à l’ordre du jour des questions de leur choix.
Le Président préside les assemblées générales.
En cas d’empêchement, le Président se fait suppléer par le vice-Président, si cette fonction est pourvue ou par un membre du conseil d’administration.
Les fonctions de secrétaire sont remplies par un membre de l’assemblée désignée par celle-ci.
Il est dressé une feuille de présence signée par les membres de l’Association en entrant en séance et certifiée par le Président et le secrétaire de séance.
Les assemblées générales ne peuvent statuer que sur les questions figurant à l’ordre du jour à l’exception de la révocation des administrateurs.
Tout membre empêché peut se faire représenter par un autre membre muni d’un pouvoir spécial à cet effet.
Le nombre de pouvoirs détenus par une seule personne est illimité.
Les pouvoirs en blanc retournés au siège social sont répartis par le Président et utilisés dans le sens de l’adoption des résolutions approuvées par le conseil d’administration et l’assemblée générale.
Le vote a lieu à main levée sauf si un vote à bulletin secret est réclamé par au moins la moitié des personnes présentes ou représentées.
L'assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois par an, dans les six mois de la clôture de l’exercice social et chaque fois qu’elle est convoquée par le conseil d’administration ou sur la demande d’au moins la moitié des membres de l’Association.
Préalablement à chaque assemblée annuelle, les membres disposant du droit de vote ont le droit d’obtenir communication du rapport annuel d’activité, du rapport financier et des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) et du rapport des commissaires aux comptes, s’il en existe.
L'assemblée générale ordinaire entend le rapport d’activité et le rapport financier et éventuellement le rapport du Commissaire aux Comptes. Elle approuve les comptes de l’exercice clos, vote le budget prévisionnel et donne quitus de leur gestion aux administrateurs.
L'assemblée générale ordinaire procède à l’élection et à la révocation des administrateurs et du Président du conseil d’administration.
L’assemblée générale statue sur l’admission et l’exclusion des membres.
L'assemblée générale ordinaire peut valablement délibérer, quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.
Les décisions sont prises à la majorité des votants. Sur proposition du conseil d’administration, le vote peut être organisé en amont, au cours ou en aval de l’assemblée générale ordinaire de manière électronique.
L'assemblée générale extraordinaire a compétence pour procéder à la modification des statuts, à la dissolution de l’Association et à la dévolution de ses biens, à sa fusion ou à sa transformation.
Elle est convoquée par le conseil d’administration ou sur la demande d’au moins la moitié des membres de l’Association.
Préalablement à chaque assemblée extraordinaire, les membres ayant le droit de vote ont le droit d’obtenir communication du rapport du conseil d’administration et du texte des décisions proposées.
L'assemblée générale extraordinaire peut valablement délibérer, quel que soit le nombre des membres présents ou représentés.
Les décisions sont prises à la majorité qualifiée des deux tiers des votants.
Si le quorum n’est pas atteint (2/3 des votants), un nouveau vote est sollicité par le conseil d’Administration. Il peut avoir lieu lors d’une nouvelle assemblée générale extraordinaire, convoquée au plus tard un mois après la première, ou sous forme électronique. La décision est prise à la moitié des votes plus un, quel que soit le nombre de votants.
Dans tous les cas, le dépouillement des votes doit être fait en présence d’au moins 3 membres du conseil d’administration et d’au moins un membre de l’association, non administrateur.
En cas de dissolution non consécutive à une fusion, l'assemblée générale extraordinaire désigne un ou plusieurs liquidateurs chargés des opérations de liquidation.
Elle attribue l’actif net à toute Association déclarée ou à tout organisme sans but lucratif de son choix poursuivant un objet identique, similaire ou connexe.
Un règlement intérieur pourra être élaboré par les membres du conseil d’administration, afin de préciser et compléter en tant que de besoin, les dispositions statutaires relatives au fonctionnement de l’Association.
